System EZD — co to jest i jak wybrać system dla urzędu

System EZD, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, służy do przechowywania, prowadzenia i udostępniania dokumentów elektronicznych.¹ W tym poradniku wyjaśniamy, jak urząd może ocenić wymagania dotyczące dokumentacji i podpisów, a następnie wybrać i wdrożyć system, w tym EZD RP. Punktem odniesienia jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. Obejmuje ono instrukcję kancelaryjną (załącznik nr 1), wykazy akt (nr 2–5) oraz instrukcję archiwalną (nr 6)².

Czym jest system EZD i jak działa w urzędzie?

System EZD wiąże dokument elektroniczny z konkretną sprawą i czynnościami pracowników administracji publicznej. Pozwala zarejestrować dokument, przekazać go innej osobie, zatwierdzić i zarchiwizować.¹ Definicja systemu EZD znajduje się w § 2 pkt 13 rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r., nie w jego załączniku nr 1².

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to coś więcej niż miejsce na pliki. Obejmuje także przekazywanie dokumentu między osobami, które odpowiadają za sprawę. Zgodnie z § 24 instrukcji kancelaryjnej przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD, w razie potrzeby wskazując prowadzącego sprawę².

Z jakich elementów składa się system EZD?

Na system EZD składają się moduły zarządzania dokumentami, bazy danych i moduły archiwizacji. Pierwsze pomagają opracować i przekazać dokument, bazy przechowują informacje pozwalające odnaleźć sprawę, a archiwizacja wspiera zakończenie pracy z dokumentacją. Przy wyborze rozwiązania urząd powinien sprawdzić, jak te części współdziałają w jego obiegu spraw. Kategoria archiwalna B5 oznacza pięcioletni okres przechowywania dokumentacji³.

Jak rozwijały się systemy EZD?

Historię rozwoju warto sprawdzać osobno dla każdego systemu EZD. Nie wszystkie produkty mają przecież te same wersje ani ten sam przebieg wdrożeń. Rzeczowa realizacja projektu EZD RP NASK rozpoczęła się 1 stycznia 2019 r. i zakończyła 31 marca 2022 r.⁴ Te daty wyznaczają czas trwania projektu; nie opisują późniejszych wersji ani obecnych warunków wdrożenia⁵.

Jakie zadania urzędu wspiera elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją wspiera czynności kancelaryjne: przyjęcie pisma, skierowanie go do właściwej osoby i prowadzenie sprawy. Na przykładzie EZD RP widać, jak układają się one w drogę dokumentu przez urząd. Zakres czynności określa § 1 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej – od wpływu lub powstania dokumentacji po uznanie jej za dokumentację archiwum zakładowego².

Tabela pokazuje czynności kancelaryjne obsługiwane przez EZD RP w kolejności pracy nad pismem i sprawą.⁶

System EZD pomaga prześledzić drogę dokumentu od wpływu pisma do zamknięcia sprawy. Moment zakończenia sprawy nie jest jednak tożsamy z uznaniem jej akt za dokumentację archiwum zakładowego. Według § 37 instrukcji kancelaryjnej następuje to po dwóch latach liczonych od 1 stycznia następnego roku².

Czym są funkcje systemu EZD i etapy jego wdrożenia?

Funkcje systemu EZD najlepiej oceniać przez czynności, które urząd faktycznie wykonuje. Plan wdrożenia powinien prowadzić od opisu tych czynności do przygotowania stanowisk i pracowników. Pozwala to oddzielić prowadzenie dokumentacji kancelaryjnej od innych procesów jednostki. Oficjalne rekomendacje wdrożenia EZD RP wyróżniają cztery fazy: od uruchomienia testowego po dalsze rozszerzanie zastosowania systemu⁷.

Jakie funkcje wspierają obieg i prowadzenie dokumentacji?

Obieg dokumentów w urzędzie wymaga przypisania pisma do sprawy, wskazania osoby odpowiedzialnej i ustalenia kolejnego działania. Warto więc przejść przez własną sprawę od wpływu pisma do jej zakończenia. Taka próba pokaże, które czynności pracownicy wykonują w systemie, a które poza nim. Zgodnie z § 5 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej znak sprawy zawiera oznaczenie komórki, symbol klasyfikacyjny, kolejny numer sprawy i cztery cyfry roku².

Jak zaplanować wdrożenie EZD w urzędzie?

Wdrożenie EZD zaczyna się od określenia spraw objętych systemem, liczby użytkowników i potrzeb technicznych. W planie trzeba też przypisać odpowiedzialność za poszczególne czynności, przeniesienie potrzebnej dokumentacji i późniejsze utrzymanie. Dokumentacja techniczna EZD RP wskazuje 48 GB RAM dla infrastruktury serwerowej obsługującej organizację do 50 użytkowników⁸.

• Zasoby serwerowe należy porównać z wymaganiami wybranego systemu oraz przewidywaną liczbą użytkowników i dokumentów.
• Stanowiska użytkowników wymagają sprawdzenia dostępu do systemu i urządzeń potrzebnych pracownikom.
• Punkt kancelaryjny korzystający z systemu klasy EZD potrzebuje między innymi czytnika i drukarki kodów kreskowych oraz sprzętu do skanowania.⁹

Jak przygotować procesy, dokumentację i pracowników do pracy w EZD?

Przygotowanie pracy w EZD oznacza opisanie przebiegu spraw, uporządkowanie dokumentacji i przydzielenie ról. Urząd musi wiedzieć, kto przyjmuje pismo, prowadzi sprawę i zastępuje nieobecnego pracownika. Szkolenie powinno dotyczyć zadań przypisanych danej roli. Przejście przez przykładową sprawę pomoże wychwycić miejsca, w których przekazanie pracy między stanowiskami jest niejasne. W materiałach NASK szkolenie z EZD RP dla pracowników punktów kancelaryjnych trwa cztery godziny; czas szkoleń innych grup jest odmienny¹⁰.

Jak dopasować rozwiązanie do skali i procesów urzędu?

Dopasowanie systemu EZD wymaga rozdzielenia czynności kancelaryjnych od pozostałych obiegów w jednostce. EZD RP obejmuje czynności kancelaryjne, ale faktury, umowy i wnioski kadrowe mogą wymagać opisania procesów prowadzonych poza nim.⁶ Dla każdego obiegu urząd powinien wskazać właściciela, uczestników oraz miejsce przechowywania dokumentacji.

Zakres wdrożenia powinien wynikać z rzeczywistych spraw, stanowisk i procesów jednostki¹¹.

Czym są mechanizmy zgodności, bezpieczeństwa i pracy z dokumentami?

Mechanizmy pracy z dokumentami w systemie EZD dotyczą dostępu, wyszukiwania dokumentacji i wykonywania czynności przewidzianych procedurami urzędu. Uprawnienia do dokumentów można określać dla poszczególnych użytkowników.¹ Zgodność należy jednak oceniać w świetle przepisów i zasad właściwych dla jednostki, nie na podstawie samej deklaracji dostawcy¹². Przy przetwarzaniu danych osobowych punktem odniesienia dla środków bezpieczeństwa jest art. 32 RODO, który wymaga zabezpieczeń odpowiednich do ryzyka¹³.

Jak sprawdzić obsługę podpisów elektronicznych potrzebnych w procesach urzędu?

Obsługę podpisów elektronicznych warto sprawdzić na dokumentach rzeczywiście podpisywanych i przekazywanych przez urząd. Dla każdej czynności trzeba ustalić wymagany rodzaj podpisu oraz osobę uprawnioną do jego złożenia. Należy też zobaczyć, jak podpisany plik trafia do akt sprawy. Sam wykaz funkcji produktu nie potwierdza, że cały ten proces przebiega prawidłowo. Art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS przyznaje kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu¹⁴.

Jak zweryfikować obsługę instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt?

Obsługę instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) trzeba sprawdzać według zasad obowiązujących daną jednostkę. JRWA to układ klas służących do przypisywania dokumentacji do spraw. Urząd może przeprowadzić przykładową sprawę przez rejestrację, wybór klasy i zakończenie, kontrolując zapisy na każdym etapie. Ocena zgodności prawnej wymaga odniesienia tego przebiegu do aktualnych przepisów właściwych dla urzędu¹⁵.

Czym jest wyszukiwanie pełnotekstowe w EZD?

Wyszukiwanie pełnotekstowe pozwala odnaleźć dokument po słowach w jego treści, a nie tylko po danych opisujących plik. System EZD może oferować tę funkcję obok współdzielenia dokumentów i zarządzania wersjami, czyli rozróżniania kolejnych postaci pliku. Możliwa bywa także integracja z ERP i CRM; zakres każdej funkcji trzeba sprawdzić dla konkretnego produktu.¹ Przy skanowaniu dokumentów, których tekst ma rozpoznawać OCR, warto stosować rozdzielczość 300 dpi¹⁶.

Metadane opisują dokument elektroniczny i pomagają go wyszukać, kontrolować, prowadzić oraz przechowywać przez długi czas. Zapis w formacie XML ułatwia wymianę dokumentów między systemami.¹⁷ Podczas sprawdzania wyszukiwarki urząd powinien osobno ocenić wyniki uzyskane z treści plików i z metadanych.

Jak sprawdzić możliwości edycji dokumentów w EZD?

Edycję dokumentów w EZD należy sprawdzić na formatach używanych przez urząd. Próba powinna objąć otwarcie pliku, zapis zmian i przekazanie dokumentu kolejnej osobie. Trzeba przy tym ustalić, która wersja znajdzie się w aktach sprawy. Osobnego sprawdzenia wymaga sytuacja użytkownika bez prawa edycji: powinien mieć wyłącznie dostęp do odczytu.

Ocena systemu EZD powinna obejmować całą sprawę: od uprawnień i przypisania akt po odnalezienie właściwej wersji dokumentu.

Czym jest EZD RP i jak rozpocząć jego wdrożenie?

EZD RP jest systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją rozwijanym przez NASK – Państwowy Instytut Badawczy na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji.⁶ Przed uruchomieniem urząd musi określić zakres spraw, potrzeby techniczne i koszty wdrożenia. Bezpłatna licencja nie rozstrzyga o kosztach całego przedsięwzięcia.

Na co zwrócić uwagę przed wdrożeniem EZD RP?

Przed wdrożeniem EZD RP urząd powinien wskazać sprawy prowadzone w systemie i osoby odpowiedzialne za kolejne czynności. Budżet musi uwzględniać infrastrukturę, skanery, szkolenia oraz pracę personelu. EZD RP jest udostępniany na bezpłatnej licencji freeware, lecz jego uruchomienie może wymagać tych wydatków.⁶ Warunki licencji i koszt wdrożenia to dwie różne kwestie.

Skąd pozyskać EZD RP i jak zaplanować uruchomienie?

Pozyskanie EZD RP wymaga sprawdzenia aktualnych zasad udostępniania systemu oraz warunków uruchomienia. Plan przewidywał rozpoczęcie udostępniania go zainteresowanym instytucjom w styczniu 2023 r. Był to termin planowany, nie potwierdzona data uruchomienia w konkretnej jednostce.¹⁸ Następnie urząd powinien ustalić, kto przygotuje środowisko, stanowiska pracy i szkolenie użytkowników.

Gdzie znaleźć szczegółowe informacje o EZD RP?

Szczegółowe omówienie EZD RP znajduje się w osobnym poradniku pod adresem /poradniki/ezd-rp/. Opis wdrożenia warto zestawić z aktualną dokumentacją systemu oraz zakresem spraw własnego urzędu. Według Ministerstwa Cyfryzacji w grudniu 2024 r. z EZD RP korzystało 1021 urzędów i instytucji. Ta liczba opisuje stan z tamtego miesiąca, a nie warunki wdrożenia w kolejnej jednostce.⁶

Przy wyborze EZD RP trzeba ocenić całe uruchomienie, nie tylko licencję.

Czym są obowiązki i e-usługi związane z EZD RP?

Obowiązek elektronicznego zarządzania dokumentacją nie jest tym samym co obowiązek używania określonego programu. Zakres e-usług również trzeba ustalić dla wybranego systemu. Sama zapowiedź zmiany zasad pracy administracji nie stanowi przepisu obowiązującego urząd¹⁹.

Czy korzystanie z EZD RP jest obowiązkowe?

Korzystanie konkretnie z EZD RP nie było wymagane przepisem według oceny źródła na 24 września 2026 r. Jednostka mogła wówczas wybrać inny system klasy EZD.⁶ Tabela rozdziela wybór sposobu prowadzenia dokumentacji od wyboru programu¹⁹.

Źródło przedstawiało 1 stycznia 2028 r. jako zapowiadany termin wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją w całej administracji. Nie wskazywało tej daty jako obowiązującego wówczas prawa.⁶ Aktualny zakres obowiązków urząd powinien sprawdzić we właściwych przepisach urzędowych. Zapowiedź nie oznacza nakazu wyboru EZD RP¹⁹.

Jakie etapy obejmuje wdrożenie EZD RP?

Wdrożenie EZD RP obejmuje wybór spraw, przygotowanie środowiska i stanowisk oraz przydzielenie ról. Potem przychodzi czas na uruchomienie pracy z dokumentacją. Na przykładowej sprawie jednostka powinna sprawdzić, czy pracownicy wykonują przypisane czynności i odnajdują potrzebne dokumenty. Zakres e-usług należy ustalić osobno dla procesów, które urząd chce obsługiwać elektronicznie¹⁵.

Co oznacza skrót EZD?

EZD oznacza sposób elektronicznego zarządzania dokumentacją, a EZD RP jest nazwą konkretnego programu.⁶ Samo określenie „EZD” nie mówi więc, z jakiego produktu korzysta jednostka.

Obowiązki urzędu dotyczą zasad prowadzenia dokumentacji. Program wybiera się osobno.

Jak sposób udostępniania i utrzymania systemu EZD wpływa na wybór?

Sposób udostępniania EZD RP decyduje o podziale zadań związanych z infrastrukturą, administracją aplikacją i kosztami uruchomienia. System można zainstalować na infrastrukturze jednostki albo korzystać z niego w chmurze.¹⁸ Przed decyzją urząd powinien przypisać odpowiedzialność za każde z tych zadań.

Tabela zestawia modele udostępniania EZD RP oraz kwestie odpowiedzialności, które trzeba w nich sprawdzić.

Dane w tabeli: 6,18

Koszt usługi wdrożeniowej nie jest kosztem licencji na EZD RP. Linux Polska oferuje wdrożenie, konfigurację, integracje, szkolenia i utrzymanie tego systemu.²⁰ W ofercie firmy pakiet „Self Service” opisano jako „Free”, zaś pakiet „+ Procesy biznesowe” wymaga indywidualnej wyceny.²⁰

Tabela pokazuje stawki pakietów Linux Polska w dwóch miejscach tej samej oferty.

Dane w tabeli: 20

Rozbieżne stawki w ofercie Linux Polska nie pozwalają wyznaczyć jednej ceny pakietu na podstawie tych tabel. Urząd powinien poprosić o wycenę z zakresem usługi, zasadami naliczania opłat i właściwą stawką²⁰.

Decyzja o sposobie utrzymania EZD wymaga ustalenia zarówno odpowiedzialności technicznej, jak i pełnego kosztu usługi.

Integracje i różnice między EZD RP a rozwiązaniami komercyjnymi

EZD RP i rozwiązania komercyjne warto porównywać przez udokumentowane integracje, organizację pracy, wymagania sprzętowe i warunki wdrożenia. Funkcja opisana dla jednego produktu nie musi występować w innym. Również deklaracja integracji nie dowodzi, że połączenie zadziała w środowisku danego urzędu.

Czy EZD można zintegrować z ERP lub CRM?

Integracja EZD z ERP lub CRM zależy od konkretnego produktu i danych, które systemy mają wymieniać. ERP obsługuje zasoby i procesy organizacji, a CRM służy do zarządzania kontaktami. Sam fakt, że urząd używa takich narzędzi, nie oznacza istnienia gotowego połączenia z EZD.

API to interfejs wymiany danych między aplikacjami i jedna z dróg sprawdzenia integracji. Dostawcy oprogramowania dziedzinowego mogą testować wymianę danych z EZD RP przez API w bezpłatnej piaskownicy.⁶ EZD RP integruje się też z ePUAP i e-Doręczeniami, co pozwala rejestrować przesyłki elektroniczne bez ponownego wpisywania danych.⁶ Według opisu integracja z KSeF umożliwia od początku 2026 r. pobieranie faktur zakupowych i rejestrowanie ich jako przesyłek wpływających; nie jest obowiązkowa.⁶ W przypadku ERP i CRM potrzebny jest test pokazujący zakres oraz kierunek przepływu danych.

Jakie warunki trzeba sprawdzić przed wdrożeniem EZD RP we własnej infrastrukturze?

Wdrożenie EZD RP we własnej infrastrukturze wymaga porównania potrzeb systemu z serwerem, pamięcią masową i liczbą użytkowników. Linux Polska podaje parametry serwera sprzedawanego w swojej ofercie z EZD RP. To opis konfiguracji handlowej, nie zestaw uniwersalnych wymagań systemu.

Tabela przedstawia podzespoły serwera Dell PowerEdge R6615 wskazanego w tej ofercie.²⁰

Dane w tabeli: 20

Przed zakupem urząd powinien sprawdzić wymagania wdrażanej wersji EZD RP. Parametry oferowanego serwera nie są automatycznie wymaganym minimum.

Czym różnią się udokumentowane funkcje i sposoby działania EZD RP oraz rozwiązań komercyjnych?

Udokumentowane różnice w tym zestawieniu dotyczą organizacji pracy w wariantach EZD RP oraz warunków poznania przykładowego produktu komercyjnego. Wariant B zaczęto udostępniać nowym jednostkom w 2025 r.⁶

Tabela pokazuje cechy wariantów EZD RP i warunki podane przez ATSoftware w ofercie.

Dane w tabeli: 1,6

Porównanie produktów powinno opierać się na przebiegu sprawy w danym urzędzie. Opis modułów i deklarowany czas wdrożenia nie zastąpią takiego sprawdzenia.

EZD RP w chmurze: dostępność i warunki utrzymania

EZD RP w modelu SaaS jest udostępniany jako aplikacja gotowa do pracy. Instytucja korzysta z niej bez zarządzania sprzętem i aktualizacjami.¹⁸ Przed wyborem chmury trzeba jednak ustalić, kto świadczy usługę i jakie jednostki mogą z niej korzystać.

Tabela pokazuje dostępność opisanych usług chmurowych dla różnych rodzajów jednostek.

Dane w tabeli: 6

EZD RP i EZD PUW: różnice istotne przy zmianie rozwiązania

Zmiana z EZD PUW na EZD RP to także praca nad danymi, nie tylko wymiana programu. Przed migracją trzeba uporządkować wykaz akt, słowniki i strukturę komórek. W przeciwnym razie do nowego systemu mogą trafić nieaktualne dane.⁶

Materiał dotyczący wymagań wskazywał lata 2023–2024 jako planowany okres migracji. Nie był to termin obowiązujący każdą jednostkę.⁹ Według podanej informacji wsparcie EZD PUW dla dotychczasowych użytkowników ma zakończyć się 31 marca 2031 r.⁶

• Wykaz akt trzeba przejrzeć pod kątem klas używanych w sprawach oraz tych, które straciły aktualność.
• Słowniki wymagają uporządkowania przed przeniesieniem, aby pracownicy wybierali aktualne wartości.
• Strukturę komórek należy zestawić z obecną organizacją jednostki, żeby sprawy trafiły we właściwe miejsce.

Przed migracją urząd musi uporządkować dane i ustalić własny harmonogram prac.

EZD PUW a skala jednostki: dostępność i limity użytkowników

EZD PUW pozostaje rozwiązaniem, które trzeba oceniać z perspektywy dotychczasowych użytkowników. Wymagania techniczne należy przy tym odnosić do skali jednostki. Udostępnianie EZD PUW nowym jednostkom zakończono 30 kwietnia 2024 r.⁶ Rekomendacje dla instalacji lokalnej obejmują zasoby serwera oraz miejsce na dysku, zależne od liczby dokumentów i jakości skanów.⁹

Tabela zestawia wskazane konfiguracje EZD PUW według skali użytkowników i założeń dotyczących przestrzeni dyskowej.

Dane w tabeli: 9,21

Limit pamięci SQL Server Express dotyczy silnika bazy danych. Nie należy utożsamiać go z pamięcią operacyjną wskazaną dla instalacji lokalnej. Zapotrzebowanie na dysk urząd powinien obliczyć na podstawie własnej liczby dokumentów i sposobu ich skanowania.

Najczęściej zadawane pytania

Czy EZD to e-doręczenia?

EZD to nie e-doręczenia. EZD służy do prowadzenia dokumentacji i spraw, a zakres e-usług trzeba sprawdzić osobno dla konkretnego systemu.

Jak zarejestrować pismo w EZD?

Pismo wpisuje się do ewidencji w systemie. Następnie można powiązać je ze sprawą i przekazać do dalszej obsługi.

Co rejestrujemy w systemie EZD?

Rejestruje się pisma, a system pozwala wiązać dokumenty z konkretnymi sprawami i czynnościami pracowników.

Jak przesłać pismo w EZD?

Pismo przekazuje się przez dekretację do osoby lub komórki odpowiedzialnej za dalsze czynności. Dekretacja odbywa się w systemie EZD.

Jak zaakceptować dokument w sprawie w EZD?

Dokument można przekazać do zatwierdzenia przez właściwą osobę. Zatwierdzenie i podpisanie to odrębne czynności, a wymagany podpis zależy od danego procesu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.